Salah satu hal paling penting yang harus diperhatikan di saat pesta resepsi adalah jumlah makanan yang tersedia , jangan sampai makanan yang disediakan sudah habis saat di tengah pesta ...bisa membuat pihak keluarga dan mempelai malu terhadap tamu yang hadir, namun jangan pula sampai berlebihan sehingga mubazir...
Cara perhitungan dibawah ini mungkin bisa sedikit membantu mengestimasi jumlah makanan yang harus dipesan saat resepsi :
Apabila jumlah tamu undangan yang disebar adalah 500 undangan ( diluar pihak keluarga dekat yang makanannya biasa diset setelah acara selesai ) biasanya diestimasikan tamu yang hadir adalah 80% ( yang 20% adalah tamu yg tidak bisa hadir dan tamu dr luar kota yg biasanya juga sulit hadir )
maka estimasi jumlah tamu adalah :
500 undangan x 80% = 400 undangan x 2 = 800 orang
Ada kecenderungan bahwa tamu yang hadir lebih suka mengantri untuk makanan pondokan dahulu dibandingkan dengan menu prasmanan utama
dari sekitar 800 org pesanlah makanan utama sekitar 60% atau 500 porsi
sisa yang 300 akan dialihkan untuk pondokan ( estimasi tiap orang @ 4 macam pondokan ) = 1200 porsi
bagilah 1200 porsi pondokan menjadi 6 macam gubukan @ 200 porsi
jadi untuk 500 undangan , minimal pesanlah 500 u makanan buffet dan 6 pondokan @ 200 porsi
Untuk makanan pondokan minimal 3 menu pilihlah yang cukup mengenyangkan seperti : nasi bogana , lontong cap gomeh ,lontong sate , nasi bali , mi kangkung dll
2 macam pondokan yg umumnya ada seperti kambing guling , siomay , dimsum ,tempura dll
1 macam pondokan yang agak ringan seperti berbagai macam ice cream , es tradisional ,kue - kue atau cake
Untuk makanan dengan set menu lebih mudah menghitung estimasi pemesanan makanannya , biasanya set menu dihitung permeja dengan jumlah orang adalah 10 orang permeja. Untuk menghindari jumlah tamu yang melebihi kapasitas , cantumkanlah di undangan bahwa undangan berlaku untuk 2 orang dan pada saat tamu mengisi buku tamu , panitia penyambutan akan mengarahkan tamu untuk duduk ditempat yang sudah ditentukan ( untuk menghindari duduk di sembarang meja ) hal ini menghindari meja yang tidak penuh
tetap hitung 80% dari jumlah undangan untuk pemesanan makanan jd misalnya undangan yg dibagi adalah 200 maka pesan untuk 200 x 80% x 2 orang sekitar 320 orang atau pesan untuk 32 meja, namun pesanlah sekitar 10% dari 200 x 2 org adalah 40 org di pesan sebagai cadangan atau sekitar 4 meja ( hanya dibuka dan dihitung setelah semua meja utama penuh )
Bagi keluarga dekat yang membawa anak anak ,sediakan meja sejumlah anak-anak dengan menu khusus yang banyak disukai anak-anak misalnya mie , nasi goreng , soup , ayam goreng dll,karena akan mubazir bila
anak-anak duduk beserta orangtuanya dengan menu yang kurang disukai mereka.
Sebaiknya menyediakan panitia khusus untuk mengkoordinasi tentang makanan ini , sehingga penyediaan makanan sesuai dengan permintaan dan jumlah tamu yang hadir , konsultasikan juga kepada pihak penyedia catering atau restaurant , dikarenakan setiap tempat mempunyai kebijakan tersendiri tentang hal ini
