Estimasi menghitung jumlah porsi catering

Salah satu hal paling penting yang harus diperhatikan di saat pesta resepsi adalah  jumlah makanan yang tersedia , jangan sampai  makanan yang disediakan sudah habis saat di tengah pesta ...bisa membuat pihak  keluarga dan mempelai malu terhadap tamu yang hadir, namun jangan pula sampai berlebihan sehingga mubazir... 

Cara perhitungan dibawah ini mungkin bisa sedikit membantu mengestimasi  jumlah makanan yang  harus dipesan saat  resepsi :

Untuk pesta prasmanan :

Apabila jumlah tamu undangan yang disebar adalah  500 undangan ( diluar pihak keluarga dekat yang makanannya biasa diset setelah acara selesai ) biasanya  diestimasikan tamu yang hadir adalah 80% ( yang 20% adalah tamu yg tidak bisa hadir dan tamu dr luar kota yg biasanya juga sulit hadir )

maka estimasi jumlah tamu adalah  : 

500 undangan x 80% = 400 undangan x 2 = 800 orang

Ada kecenderungan bahwa tamu yang hadir lebih suka mengantri untuk makanan pondokan dahulu dibandingkan dengan menu prasmanan utama

dari sekitar 800 org pesanlah makanan utama sekitar 60% atau 500 porsi

sisa  yang 300 akan  dialihkan untuk pondokan  ( estimasi tiap orang @ 4 macam pondokan ) = 1200 porsi

bagilah  1200 porsi pondokan menjadi  6 macam gubukan @ 200 porsi

jadi untuk 500 undangan , minimal pesanlah 500 u makanan buffet dan 6 pondokan @ 200 porsi

Untuk makanan pondokan minimal 3 menu pilihlah yang cukup mengenyangkan seperti : nasi bogana , lontong cap gomeh ,lontong sate , nasi bali , mi kangkung dll

2 macam pondokan yg umumnya ada seperti kambing guling , siomay , dimsum ,tempura dll

1 macam pondokan yang agak ringan seperti  berbagai macam ice cream , es tradisional ,kue - kue atau cake

Untuk Makan set menu

Untuk makanan dengan set menu lebih mudah menghitung estimasi pemesanan makanannya , biasanya set menu dihitung permeja dengan jumlah orang adalah 10 orang permeja. Untuk menghindari jumlah tamu yang melebihi kapasitas , cantumkanlah di undangan  bahwa undangan berlaku untuk 2 orang dan pada saat tamu mengisi buku tamu , panitia penyambutan akan mengarahkan tamu untuk duduk ditempat yang sudah ditentukan ( untuk menghindari duduk di sembarang meja ) hal ini menghindari  meja  yang tidak penuh

tetap hitung 80% dari jumlah undangan untuk pemesanan makanan jd misalnya undangan yg dibagi adalah 200 maka pesan untuk 200 x 80% x 2 orang sekitar 320 orang atau pesan untuk 32 meja, namun pesanlah sekitar 10% dari 200 x 2 org adalah 40 org  di pesan sebagai cadangan atau sekitar 4 meja  ( hanya dibuka dan dihitung setelah semua meja utama penuh  )

Bagi keluarga dekat yang membawa anak anak ,sediakan meja sejumlah anak-anak dengan menu khusus yang banyak disukai anak-anak misalnya mie , nasi goreng , soup , ayam goreng dll,karena akan mubazir bila

anak-anak duduk beserta orangtuanya dengan menu yang kurang disukai mereka.

Sebaiknya menyediakan panitia khusus untuk mengkoordinasi  tentang  makanan ini , sehingga penyediaan makanan sesuai dengan permintaan dan  jumlah tamu yang hadir , konsultasikan juga  kepada  pihak  penyedia catering atau restaurant  , dikarenakan setiap tempat mempunyai kebijakan tersendiri tentang hal ini